Monday, March 25, 2013

Komunikasi yang Efektif




Kita barangkali sepakat bahwa betapapun berbakatnya seseorang, betapa unggulnya sebuah produk, atau betapa kuatnya sebuah kasus hukum, kesuksesan atau keberhasilan tidak akan pernah diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Apakah Anda sedang mempersiapkan presentasi, negosiasi bisnis, melatih tim bola basket, membangun sebuah teamwork, bahkan menghadapi ujian akhir gelar kesarjanaan, maka efektivitas komunikasi akan menentukan kesuksesan Anda dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Kemampuan Anda dalam menyampaikan pesan atau informasi secara baik, kemampuan menjadi pendengar yang baik, kemampuan atau keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio-visual merupakan bagian penting dalam melaksanakan komunikasi yang efektif.
Menurut Thomas Leech dalam bukunya Say it like Shakepeare, terdapat lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan, yaitu: (1) Pengirim pesan (sender), (2) Pesan yang dikirimkan (message), (3) Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau media), (4) Penerima pesan (receiver), (5) Umpan balik (feedback). Leech menambahkan, bahwa untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitu membaca-menulis (bahasa tulisan) dan mendengar-berbicara (bahasa lisan). Begitu pentingmya, banyak orang menghabiskan waktunya untuk melakukan, paling tidak, salah satu dari keempat keterampilan itu.
Penulis lain, seperti Stephen Covey, bahkan mengatakan bahwa komunikasi merupakan keterampilan yang paling penting dalam kehidupan kita. Dia mengibaratkan komunikasi itu layaknya bernafas yang sudah secara otomatis kita lakukan setiap hari. Akibatnya, kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukan komunikasi itu secara efektif: bagaimana membaca dan menulis efektif, dan bagaimana mendengar dan berbicara secara efektif. Kita terkadang lebih banyak berbicara daripada mendengar. Padahal, mulut kita hanya satu dan telinga kita ada dua yang berarti kita harus lebih banyak mendengar daripada berbicara.
Stephen Covey menekankan konsep kesaling-tergantungan (interdependency) untuk menjelaskan hubungan antar-manusia. Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekadar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi lebih pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Jika kata-kata ataupun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal (etika kepribadian), bukan dari diri kita yang paling dalam (etika karakter), maka orang lain akan melihat atau membaca sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari pondasi integritas pribadi yang kuat.
Selain kita sebagai penyampai pesan (komunikator), poin penting dalam komunikasi yang efektif ialah respon dari komunikan. Ketika komunikan memahami pesan yang disampaikan, responnya pun akan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh sang komunikator.
Tidak selamanya komunikator dan komunikan dapat berkomunikasi secara efektif. Bahkan, tidak jarang terjadi miskomunikasi antara keduanya. Ada banyak faktor mengapa komunikasi kerap tidak berjalan efektif, di antaranya berikut:
·         Hambatan dari Proses  Komunikasi.
Hambatan dari pengirim pesan, misalkan pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan. Hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
Termasuk dalam hambatan proses komunikasi adalah hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi lantaran bahasa dan sandi yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
Proses komunikasi kadang terhambat karena media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
Hambatan juga datang dari penerima pesan. Sekadar contoh, kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka, tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
Masih hambatan dari penerima pesan, adalah hambatan dalam memberikan  umpan balik (feedback). Umpan balik yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretasi, tidak tepat waktu, tidak jelas, dan sebagainya.
Tidaklah mudah untuk melakukan komunikasi secara efektif. Bahkan, beberapa ahli komunikasi menyatakan bahwa tidaklah mungkin seseorang melakukan komunikasi yang sebenar-benarnya efektif. Ada banyak hambatan atau gangguan yang bisa merusak komunikasi. Berikut ini adalah beberapa hal yang merupakan hambatan atau gangguan komunikasi yang harus menjadi perhatian bagi komunikator kalau ingin komunikasinya berjalan sukses.
·         Gangguan
Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan mekanik dan gangguan semantik.
Gangguan mekanik (mechanical channel noise). Yang dimaksudkan dengan gangguan mekanik ialah gangguan yang disebabkan oleh saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik. Sekadar contoh, gangguan suara ganda (interferensi) pada pesawat radio disebabkan dua pemancar yang berdempetan gelombangnya; gambar meliuk-liuk atau berubah-ubah pada layar televisi; atau huruf yang tidak jelas, jalur huruf yang hilang atau terbalik, atau halaman yang sobek pada surat kabar.
Termasuk gangguan mekanik pula adalah bunyi mengaung pada pengeras suara, riuh hadirin dan bunyi kendaraan lewat ketika seseorang berpidato dalam suatu pertemuan.
Gangguan semantik (semantic noise). Semantik adalah pengetahuan mengenai pengertian kata-kata yang sebenarnya atau perubahan pengertian kata-kata. Lambang kata yang sama mempunyai pengertian yang berbeda untuk orang-orang yang berlainan. Ini disebabkan dua jenis pengertian mengenai kata-kata: ada yang mempunyai pengertian denotatif dan ada yang mempunyai pengertian konotatif.
Pengertian denotatif (denotative meaning) adalah pengertian suatu perkataan yang lazim terdapat dalam kamus yang secara umum diterima oleh orang-orang dengan bahasa dan kebudayaan yang sama. Sedangkan pengertian konotatif (conotative meaning) ialah pengertian yang bersifat emosional latar belakang dan pengalaman seseorang.
Sebagai contoh, secara denotatif semua orang akan setuju, bahwa anjing adalah binatang berbulu dan berkaki empat. Secara konotatif, banyak orang yang menganggap anjing sebagai binatang piaraan yang setia, bersahabat dan panjang ingatan. Tetapi untuk orang-orang lainnya, perkataan anjing mengkonotasikan binatang yang menakutkan dan berbahaya.
Jadi gangguan semantik bersangkutan dengan pesan komunikasi yang kadang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan semantik tersaring ke dalam pesan melalui penggunaan bahasa. Kekacauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang terdapat pada komunikator akan lebih banyak menyebabkan gangguan semantik dalam pesannya. Gangguan semantik terjadi dalam salah pengertian.
Pada hakikatnya orang-orang yang terlibat dalam komunikasi menginterpretasikan bahasa yang menyalurkan suatu pesan dengan berbagai cara. Karena itu, mereka mempunyai pengertian yang berbeda pula. Seorang komunikan mungkin menerima suatu pesan dengan jelas sekali, baik secara mekanik maupun secara fonetik --secara fisik berlaku dengan keras dan jelas-- tetapi disebabkan kesukaran pengertian (gangguan semantik) komunikasi menjadi gagal.
·         Kepentingan
Interest atau kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan. Orang akan hanya memperhatikan perangsang yang berhubungan dengan kepentingannya. Apabila kita tersesat dalam hutan dan beberapa hari tidak menemui makanan sedikitpun, maka kita akan lebih memperhatikan perangsang-perangsang yang mungkin dapat dimakan daripada yang lain-lainya. Andaikata dalam situasi demikian kita dihadapkan pada pilihan antara makanan dan sekantong berlian, maka pastilah kita akan memilih makanan. Berlian barulah akan diperhatikan kemudian. Kepentingan bukan hanya mempengaruhi perhatian kita tetapi juga menentukan daya tanggap, pikiran dan tingkah laku kita akan merupakan sifat reaktif terhadap segala perangsang yang tidak bersesuaian atau bertentangan dengan suatu kepentingan.
Setiap peraturan yang dikeluarkan, apakah itu mengenai perburuhan, perkawinan, kurikulum baru, dan sebagainya, ada saja yang merasa dirugikan. Pihak yang berkepentingan biasanya tidak mengajukan tanggapan dengan alasan yang sungguh-sungguh, namun seringkali mengetengahkan argumentasi dan alasan tersembunyi (disguised argumentation and reasons).
·         Motivasi Terpendam
Motivation atau motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan kekurangannya.
Keinginan, kebutuhan dan kekurangan seseorang berbeda dengan orang lainnya, dari waktu ke waktu dan dari tempat ke tempat, sehingga karenanya motivasi itu berbeda dalam intensitasnya. Demikianlah pula intensitas tanggapan seseorang terhadap suatu komunikasi.
Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang maka bertambah besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan. Sebaliknya, komunikan akan mengabaikan suatu komunikasi yang tak sesuai dengan motivasinya. Dalam pada itu seringkali pula terjadi seorang komunikator tertipu oleh tanggapan komunikan yang seolah-olah tampaknya khusu’ (attentive) menanggapinya, sungguhpun pesan komunikasi tidak bersesuaian dengan motivasinya. Tanggapan semu dari komunikan itu tentu mempunyai motivasi terpendam. Mungkin sekali seorang pegawai seolah-olah menanggapi komunikasi dari atasannya secara attentive, kendati pun ada yang tidak disetujuinya. Hal itu dilakukannya mungkin sekali lantaran si pegawai berkeinginan naik pangkat dan ingin menyenangkan hati atasannya.
·         Prasangka
Prejudice atau prasangka merupakan salah satu rintangan atau hambatan berat bagi suatu kegiatan komunikasi. Karena, orang yang mempunyai prasangka belum apa-apa sudah bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi. Dalam prasangka, emosi memaksa kita untuk menarik kesimpulan atas dasar syakwasangka tanpa menggunakan pikiran yang rasional. Emosi seringkali membutakan pikiran dan pandangan kita terhadap fakta yang nyata bagaimanapun. Oleh karena, sekali prasangka itu sudah menghunjam, maka seseorang tidak akan dapat berpikir secara obyektif dan segala apa yang dilihatnya selalu akan dinilai secara negatif. Sesuatu yang obyektif pun akan dinilai negatif. Prasangka bukan saja dapat terjadi terhadap suatu ras, seperti sering kita dengar, melainkan juga terhadap agama, pendirian politik dan kelompok. Pendek kata, suatu perangsang yang dalam pengalaman pernah memberi kesan yang tidak enak.
Contoh, seorang politikus yang di suatu tempat mengemukakan suatu analisis yang ternyata meleset, akan ditanggapi dengan penuh prasangka apabila ia kembali berpidato di tempat tersebut. Contoh lainnya dari sebuah eksperimen. Dua kelompok sekolah dilatih untuk suatu pertunjukan. Kelompok pertama terdiri dari anak-anak orang kaya, sedangkan kelompok kedua dari anak-anak buruh rendahan. Kelompok kedua dilatih sedemikian rupa sehingga tidak ada kesalahan. Sementara kelompok pertama disengaja untuk membuat kesalahan. Setelah pertunjukan selesai, para penonton diminta menilai kelompok mana yang membuat kesalahan. Kebanyakan menjawab bahwa anak-anak buruh rendahan yang berbuat kesalahan paling banyak. Hal ini menunjukkan bahwa dalam menilai sesuatu pun berlaku rasa simpati dan tidak simpati, like and dislike, terdapat prasangka bahwa anak-anak orang kaya tak dapat berbuat lebih banyak kesalahan daripada anak buruh rendahan.
Faktor kepentingan dan prasangka merupakan hambatan yang paling berat. Sebab, usaha yang paling sukar bagi seorang komunikator ialah mengadakan komunikasi dengan orang-orang yang jelas tidak menyenangi komunikator, atau menyajikan pesan komunikasi yang berlawanan dengan fakta atau isinya yang mengganggu suatu kepentingan.
Apabila seseorang dikonfrontasikan dengan suatu bentuk komunikasi yang tidak disukainya karena mengganggu kedudukan atau kepentingannya, maka orang tersebut biasanya mencemooh komunikasi tersebut atau mungkin pula mengelakkan dan secara acuh tak acuh mendiskreditkan pesan komunikasi sebagai hal yang sulit dimengerti.
Gejala mencemooh dan mengelakkan suatu komunikasi untuk kemudian mendiskreditkan atau menyesatkan pesan komunikasi dinamakan evasion of communication. E. Cooper dan M. Johada mengemukakan beberapa jenis evasi:
* Menyesatkan pengertian (understanding derailed). Ini merupakan kebiasaan orang untuk menyesatkan pengertian dari suatu pesan komunikasi. Jika seorang kepala bagian dari suatu jawatan atau perusahaan menyerukan kepada seorang pegawainya untuk bekerja lebih giat dengan jalan masuk kantor dan pulang pada waktu yang telah ditetapkan, maka komunikasinya itu mungkin dianggap sebagai usaha untuk mencari muka atau ambisi dalam mengejar kedudukan. Segala sesuatu diberi interpretasi sesuai dengan selera perasaannya.
* Mencacatkan pesan komunikasi (message made invalid). Sebagai contoh, apabila A adalah seorang yang tidak disenangi B, dan B mengatakan kepada C, bahwa A ditegur oleh bapak kepala, maka C mungkin mengatakan kepada D, bahwa A dimarahi oleh bapak kepala. D yang juga tidak menyenangi A mungkin meneruskan pesan komunikasinya kepada E, bahwa A diskors. E yang juga tidak senang akan A, mungkin pula bercerita lagi, bahwa A diberhentikan dari pekerjaannya.
* Mengubah kerangka referensi (Changing frame of reference). Kebiasaan mengubah kerangka referensi menunjukkan seseorang menanggapi komunikasi dengan diukur oleh kerangka referensi sendiri. Bila ia meneruskan pesan komunikasi itu maka ia memberi warna kepada pesan komunikasi itu menurut kerangka referensinya sendiri. Seorang agamawan dan seorang nasionalis akan melihat Pancasila dari sudut frame of reference-nya masing-masing.
Setelah memahami faktor apa saja yang dapat menghambat, perlu pula kita memperhatikan faktor penunjang komunikasi yang efektif. Pakar komunikasi Wilbur Schramm mengungkapkan apa yang ia sebut "the condition of success in communication", yakni kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan mampu membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki. Kondisi-kondisi tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut:
* Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan.
* Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, dengan harapan sama-sama mengerti.
* Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
* Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok di mana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Melihat kondisi-kondisi pendukung model Wilbur Schramm, agar komunikasi berjalan efektif, seorang komunikator harus memulai dengan meneliti sedalam-dalamnya tujuan komunikan dan mengapa "know your audience" merupakan ketentuan utama dalam komunikasi. Seorang komunikator mesti mengetahui: timing yang tepat untuk suatu pesan, bahasa yang harus dipergunakan agar pesan dapat dimengerti, sikap dan nilai yang harus ditampilkan agar efektif, dan jenis kelompok di mana komunikasi akan dilaksanakan.
Dari sisi komponen komunikan, seseorang dapat dan akan menerima sebuah pesan hanya kalau terdapat empat kondisi berikut ini secara simultan: pertama, ia dapat dan benar-benar mengerti pesan komunikasi. Kedua, pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai dengan tujuannya. Ketiga, pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu bersangkutan dengan kepentingan pribadinya. Dan keempat, ia mampu untuk menepatinya baik secara mental maupun secara fisik.
Masih dari sisi komponen komunikan, Chester I. Barnard dalam bukunya "Effective Public Relations" mengemukakan fakta-fakta fundamental yang perlu diingat oleh komunikator, antara lain:
* Bahwa komunikan terdiri dari orang-orang yang hidup, bekerja, dan bermain satu sama lain dalam jaringan lembaga sosial. Karena itu, setiap orang adalah subyek bagi berbagai pengaruh, di antaranya adalah pengaruh dari komunikator.
* Bahwa komunikan membaca, mendengarkan, dan menonton proses komunikasi yang menyajikan pandangan hubungan pribadi yang mendalam.
* Bahwa tanggapan yang diinginkan komunikator dari komunikan harus menguntungkan bagi komunikan; kalau tidak, maka ia tidak akan memberikan tanggapan.
Kemudian dari sisi komunikator, untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, terdapat dua faktor penting pada diri komunikator, yakni kepercayaan kepada komunikator (source credibilily) dan daya tarik komunikator (source attractiveness). Kedua hal ini dilihat dari sudut pandang posisi komunikan yang akan menerima pesan:
* Hasrat seseorang untuk memperoleh suatu pernyataan yang benar. Jadi komunikator mendapat kualitas komunikasinya sesuai dengan kualitas sampai di mana ia memperoleh kepercayaan dari komunikan berkat apa yang dinyatakannya.
* Hasrat seseorang untuk menyamakan dirinya dengan komunikator atau bentuk hubungan lain dengan komunikator yang secara emosional memuaskan. Jadi komunikator akan sukses dalam komunikasinya, bila ia berhasil memikat perhatian komunikan.
Penjelasan secara agak lengkap dapat penulis sampaikan berikut ini. Kepercayaan kepada komunikator (source credibility). Bahwa kepercayaan kepada komunikator ditentukan oleh keahliannya dan layak-tidaknya ia dipercaya. Penelitian menunjukkan bahwa kepercayaan yang besar akan dapat meningkatkan daya perubahan sikap, sedang kepercayaan yang kecil akan mengurangi daya perubahan yang menyenangkan. Bila komunikator lebih dikenal dan disenangi oleh komunikan, maka komunikan akan lebih mudah mengubah kepercayaannya ke arah yang dikehendaki komunikator. Kepercayaan kepada komunikator mencerminkan bahwa pesan yang diterima komunikan dianggap benar dan sesuai dengan kenyataan empiris.
Selain itu, pada umumnya diakui, bahwa pesan yang dikomunikasikan mempunyai daya pengaruh yang lebih besar apabila komunikator dianggap sebagai seorang ahli. Keahliannya bisa saja khas atau bersifat umum, karena pendidikan yang lebih baik, status sosial atau jabatan profesi yang lebih tinggi. Untuk memperoleh kepercayaan yang sebesar-besarnya, komunikator bukan saja mesti mempunyai keahlian, mengetahui kebenaran, tetapi harus pula cukup obyektif dalam memotivasikan apa yang diketahuinya.
Mengenai daya tarik komunikator (source attractiveness). Seorang komunikator akan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan sikap melalui mekanisme daya tarik, jika pihak komunikan merasa bahwa komunikator ikut serta dengan mereka dalam hubungannya dengan opini secara memuaskan. Misalnya, komunikator dapat disenangi atau dikagumi sedemikian rupa, sehingga pihak komunikan akan menerima kepuasan dari usaha menyamakan diri dengannya melalui kepercayaan yang diberikan. Atau, komunikator dapat dianggap mempunyai persamaan dengan komunikan, sehingga komunikan bersedia tunduk kepada pesan yang dikomunikasikan komunikator.
Byrne telah melakukan demonstrasi bahwa komunikan menyenangi komunikator, apabila ia merasa adanya kesamaan antara komunikator dengannya. Khusushya kesamaan ideologi lebih penting daripada kesamaan demografi. Tampaknya ada kecenderungan yang kuat pada orang-orang untuk menyukai orang lain, kalau mereka merasa, bahwa orang lain tadi mengambil bagian dalam kepercayaannya.
Adalah faktor perasaan yang sama dengan komunikator yang terdapat pada komunikan yang akan menyebabkan komunikasi berjalan sukses dan efektif. Sikap komunikator yang berusaha menyamakan diri dengan komunikan akan menimbulkan simpati komunikan kepada komunikator.
Seorang komunikator akan berhasil dalam komunikasinya, kalau ia menyesuaikan komunikasinya dengan the image dari komunikan, yaitu memahami kepentingannya, kebutuhannya, kecakapannya, pengalamannya, kemampuan berpikirnya, kesulitannya, dan sebagainya. Singkat kata, komunikator harus dapat menjaga kesemestaan alam mental yang terdapat pada komunikan, yang oleh Prof. Hartley disebut "the image of other".
Prinsip-prinsip efektivitas komunikasi dapat pula diturunkan dari model teori pergaulan sosial (Thibaut et al., 1986). Teori pergaulan sosial menekankan bahwa kita mengembangkan hubungan apabila manfaatnya lebih besar daripada biaya yang harus dikeluarkan. Teori tersebut cenderung menjelaskan kecenderungan manusia untuk mencari keuntungan atau manfaat dengan mengeluarkan biaya sesedikit mungkin. Kebanyakan dari kita mempunyai harapan dalam suatu hubungan. Apabila harapan terlampaui, maka akan mengalami kepuasan. Sebagai contoh, manusia merasa puas jika mendapat manfaat lebih besar daripada apa yang semula diharapkan. Apabila harapan tidak terpenuhi maka mereka akan mengalami ketidak-puasan.
Dengan melihat sisi hambatan dan pendukung komunikator dan komunikan, untuk mencapai komunikasi yang efektif, terutama komunikator, haruslah memperhatikan sembilan cara berikut:
·         Menguasai ragam komunikasi. Mulai dari menulis sampai berbicara. Teknik komunikasi yang dipakai bergantung pada siapa yang dihadapi. Penguasaan ragam komunikasi tersebut untuk meminimalisasi terjadinya ketidak-tepatan dalam memakai cara berkomunikasi.
·         Bersikap empati. Memposisikan diri Anda dalam situasi yang dialami oleh orang lain. Dengan cara ini kita mampu lebih bersikap obyektif dalam berkomunikasi.
·         Terbuka. Dalam artian, bersedia untuk dikoreksi kalau hal yang disampaikan memang keliru. Dan siap meminta maaf kalau terbukti salah.
·         Fleksibel. Anda tidak harus melulu serius dengan pembawaan gaya yang formal dan sekali-sekali Anda boleh memakai gaya informal dengan selipan rasa humor agar terlihat santai dan fresh.
·         Lugas dan ringkas. Pergunakan kata yang to the point dan diringkas sepadat mungkin dalam susunan kata yang pendek. Pemakaian kata-kata yang bertele-tele membuat komunikasi membosankan.
·         Memahami komunikasi non-verbal. Ya, Anda perlu tahu gestur tubuh dari komunikan. Terkadang bahasa tubuh lebih bermakna ketimbang bahasa  verbal karena sulit dimanipulasi.
·         Pendengar yang baik. Apakah Anda menyimak sengan saksama manakala rekan Anda berbicara? Pastikan Anda bisa melakukan hal tersebut.
·         Konsisten. Tidak plin-plan dan mengubah begitu saja apa yang sudah diucapkannya. “Saiki dele, sesuk tempe (hari in kedelai, besok tempe),” kata orang Jawa.
·         Egaliter. Menghilangkan sekat-sekat pembatas yang mungkin muncul. Mulai dari struktur formal (atasan-bawahan) sampai aspek kultural.
Selain sembilan cara komunikasi tersebut, komunikator harus pula memahami lima aspek dalam membangun komunikasi yang efektif, masing-masing:
·         Kejelasan (clarity). Bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas. Kalau kita banyak menggunakan kata ini, anu, dan sejenisnya, maka akan menyebabkan ketidak-jelasan terkait dengan pesan yang ingin disampaikan. Hal ini akan menyebabkan munculnya salah tafsir dan salah persepsi.
·         Ketepatan (accuracy). Bahasa dan informasi yang ingin disampaikan harus benar-benar akurat dan tepat. Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan harus benar. Arti kata, sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan. Bisa saja informasi yang ingin kita sampaikan belum tentu kebenarannya, namun apa yang kita sampaikan benar-benar apa yang memang kita ketahui. Inilah yang dimaksud akurat.
·         Konteks (context). Bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kondisi dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi. Bisa saja kita menggunakan bahasa dan informasi yang jelas dan tepat, tapi karena konteksnya tidak tepat maka reaksi yang kita terima tidak sesuai dengan yang diharapkan.
·         Alur (flow). Keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat penting dalam menjalin komunikasi yang efektif. Sewaktu kita meminjam uang misalkan, kita cenderung mengajukan kesulitan-kesulitan kita sebelum kita menyampaikan maksud untuk meminjam uang. Mungkin begitu pula pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang.
·         Budaya (culture). Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, namun juga tatakrama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan untuk orang Sunda mungkin terkesan kurang sopan, tapi untuk orang dari etnis lain barangkali suatu hal yang biasa.
Dalam bahasa yang sedikit berbeda, Spitzberg dan Cupach (1989) menjelaskan bahwa agar komunikasi efektif dapat menerapkan model kompetensi. Model ini  menawarkan lima kualitas efektivitas: kepercayaan diri, kebersatuan, manajemen interaksi, daya pengungkapan, dan orientasi ke pihak lain.
Kelima hal yang menentukan kualitas komunikasi yang efektif itu dapat dideskripsikan berikut. Ihwal kepercayaan diri. Komunikator yang secara sosial memiliki kepercayaan bersikap santai, tidak kaku, fleksibel dalam suara dan gerak tubuh, tidak terpaku pada nada suara tertentu dan gerak suara tertentu. Sosok yang santai, menurut riset, mengkomunikasikan sikap terkendali, status serta kekuatan. Ketegangan, kekakuan serta kecanggungan mengisyaratkan ketidak-mampuan mengendalikan orang lain atau ia berada dalam kendali pihak luar.
Kemudian soal kebersatuan. Kebersatuan mengacu pada penggabungan antara komunikator dan komunikan, terciptanya rasa kebersamaan dan kesatuan. Komunikator yang memperlihatkan kebersatuan mengisyaratkan minat dan perhatian yang sama. Bahasa yang menunjukkan kebersatuan umumnya ditanggapi secara positif. Kebersatuan menyatukan komunikator dan komunikan. Secara non-verbal, kebersatuan dapat diwujudkan dengan memelihara kontak mata, kedekatan fisik serta sosok tubuh yang terbuka yang meliputi gerak tubuh yang dipusatkan pada orang yang sedang diajak berinteraksi, pandangan yang terfokus, tersenyum dan perilaku lain yang mengisyaratkan minat komunikator untuk berinteraksi dengan komunikan.
Kebersatuan dikomunikasikan secara verbal dengan berbagai cara. Misalnya menyebut nama lawan bicara, memberikan umpan balik yang relevan, menggunakan kata ganti yang mencakup baik pembicara maupun pendengar, memusatkan perhatian pada kata-kata lawan bicara, serta menghargai pembicaraan orang lain.
Selanjutnya manajemen interaksi. Manajemen interaksi menekankan pada kedua pihak, masing-masing berkontribusi dalam keseluruhan komunikasi. Menjaga peran sebagai pembicara dan pendengar, melalui gerakan mata, ekspresi vokal, gerakan tubuh dan wajah yang sesuai, saling memberikan kesempatan untuk berbicara merupakan keterampilan manajemen interaksi. Penting untuk menyampaikan pesan verbal dan non-verbal yang saling berkesesuaian dan memperkuat.
Pemantauan diri berhubungan secara integral dengan manajemen interaksi interpersonal. Pemantauan diri merupakan manipulasi citra yang ditampilkan kepada pihak lain. Pemantauan diri yang cermat selalu menyesuaikan perilaku mereka menurut umpan balik dari pihak lain untuk mendapatkan efek yang paling menyenangkan.
Berikutnya daya pengungkapan atau ekspresi. Daya pengungkapan atau ekspresi menekankan pada keterampilan mengkomunikasikan keterlibatan tulus dalam interaksi interpersonal. Daya ekspresi sama dengan keterbukaan dalam hal penekanannya pada keterlibatan. Contohnya ekspresi bertanggung-jawab atas pikiran dan perasaan, mendorong umpan balik yang relevan, dan keterbukaan pada orang lain.
Dan terakhir, orientasi ke pihak lain. Orientasi mengacu pada kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan komunikan selama terjadi interaksi. Orientasi tersebut mencakup pengkomunikasian perhatian dan minat terhadap apa yang dikatakan komunikan. Komunikator yang berorientasi pada pihak lain melihat situasi dan interaksi dari sudut pandang lawan bicara dan menghargai perbedaan pandangan.
Ketika cara, aspek dan model kompetensi tersebut dapat terpenuhi dalam proses komunikasi, maka proses komunikasi yang efektif dapat terlaksana dengan baik selain juga dipengaruhi oleh faktor-faktor manusianya. ***