Fokus pada Inovasi dan Perbaikan Tiada Henti

* Sinar Mas Agro Resources & Technologie (SMART) Tbk

SINAR MAS AGRO RESOURCES & TECHNOLOGIE (SAMRT) Tbk menghadapi tantangan bagaimana upaya memultiplikasi kesuksesan satu unit ke unit lain dan menjaga keutuhan tim. Untuk itu SMART terus aktif mendorong segenap karyawannya mengasah inovasi, ketajaman action dan kepekaan berbagi yang penuh arti (significant).

ORANG MENGENAL SMART merupakan korporasi besar dengan bidang usaha consumer good berbasis kepala sawit yang relatif mapan. Nilai penjualan dan laba perusahaan mencapai miliaran rupiah. Namun di balik itu ada kekhawatiran kalau-kalau orang-orang SMART terjebak pada rasa puas diri. Untuk itu, perusahaan besutan taipan Eka Tjipta Widjaja ini terus menggerakkan semua level karyawan mulai dari petani kebun sawit, operator lapangan sampai dengan top manajemen untuk terus melakukan continuous improvement.

          Salah satu bentuk perbaikan terus-menerus itu adalah inovasi kapak 212 yang mampu menurunkan tingkat kehilangan minyak (oil loss) saat memanen sawit. Ceritanya begini, tandan buah segar (TBS) sawit dipotong, masih ada sedikit pelepah yang tersisa. Agar pelepah itu benar-benar terpotong tuntas, salah seorang karyawan Sinarmas menciptakan satu kapak melengkung yang mampu diayunkan sampai pangkal TBS.

“Waktu ditebaskan, kapak 212 ini bisa sampai ke dasar pelepah TBS. Nah, apa untungnya. Langsung oil loss-nya turun. Buah ini dipanaskan, dipotong kan, kalau ada pelepah, sebagian minyak masih berada di pelepah yang tersisa. Kalau itu dipotong habis, maka ada sekian persen minyak bertambah. Berapa gram kali berapa minyak, itu saving-nya, 1-1,5 persen,” jelas Sigit Setyawan, Problem Solving Department Head BRAIN Corporate SMART.

SMART mendorong spirit continuous improvement dan inovasi sampai jauh ke lapangan, terutama sesuatu yang langsung bisa aplikatif dan dirasakan oleh mereka yang ada di lapangan. Selain temuan kapak 212 tadi, contoh lain temuan yang lekat dengan teknologi tepat guna adalah alat pembuka ban traktor. Bila semula untuk membuka ban traktor membutuhkan empat orang, maka dengan alat temuan mekanik perawatan traktor tersebut cukup dilakukan satu orang saja. Sinarmas membawa dan berusaha melahirkan teknologi-teknologi terapan sederhana jauh di pedalaman kebun sawit.  

          Dikatakan Head of BRAIN Corporate Sinarmas Henky S. Chahyadi, “Kami fokus di inovasi dan proses ekselen. Kalau kurang bagus, yang kami ganti prosesnya. Bahasa biasanya SOP. Proses ekselen itu bukan hanya berhenti di standar, bila perlu diubah ya diubah.”

Pendek kata, orang-orang SMART tidak boleh tinggal diam berkemah di zona nyaman. Harus bergerak dan bergerak, inovasi dan inovasi. Hari ini harus lebih baik daripada kemarin, esok kan lebih baik dibandingkan hari ini.

DIDIRIKAN tahun 1962 dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia sejak tahun 1992, PT Sinar Mas Agro Resources & Technologie (SMART) Tbk. adalah salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia, dengan nilai penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada 2010. (Annual Report  PT SMART Tbk  2010)

Aktivitas utama Perseroan dimulai dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar (TBS) menjadi minyak kelapa sawit (Crude Palm Oil/CPO) dan inti sawit (Palm Kernel/PK), serta pemrosesan CPO menjadi produk turunan yang ditujukan bagi konsumen rumah tangga dan industri seperti minyak goreng, margarin, shortening dan masih banyak lagi.

Hingga tahun 2010, Perseroan telah menanam kebun kelapa sawit di Indonesia seluas sekitar 138.100 hektar, termasuk plasma. Lima belas pabrik pengolahan memroses TBS menjadi CPO dan PK, dengan total kapasitas sebesar 3,7 juta ton per tahun. Sebagian CPO diproses lebih lanjut menjadi produk bernilai tambah, baik curah, industri maupun bermerek, melalui pabrik hilir dengan kapasitas 1,4 juta ton per tahun. Sedangkan PK, sebagian besar diproses lebih lanjut di pabrik pengolahan inti sawit, dengan kapasitas 444 ribu ton per tahun, menjadi minyak inti sawit dan palm kernel meal.

SMART juga mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit. Selain minyak curah dan minyak industri, produk turunan SMART Tbk pun dipasarkan dengan berbagai merek. Produk-produk yang cukup populer dari SMART antara lain: Cooking oil (Filma, Kunci Mas, Mitra, Masku, BissOil); Margarine (Filma, Palmboom, Palmvita, Menara, Mitra Spesial, Pusaka); Shortening (Palmvita, Palmvita Gold, Pusaka, Mitra, Menara, Delicio); Specialty Fats (Delicio, Delicoa); Frying Fats (Good Fry); dan Frying Fats Butter Oil Substitute (Good Fry Palmboom, Palmvita Gold). Saat ini, merek-merek tersebut diakui kualitasnya dan memiliki pangsa pasar yang signifikan di segmen mereka masing-masing di Indonesia.  

KISAH SUKSES SMART sangat terkait dengan mengelola human, system dan culture secara terpadu dan harmonis. Sinarmas bukan hanya melatih orang, mengirim karyawan mengikuti leadership training. Secara kontinyu, Sinarmas pun memperbaiki sistem bisnis, SAP dan proses bisnis lainnya. Sentuhan pada human harus pula dibarengi dengan perbaikan sistem agar orang tidak frustasi. Sinarmas juga tak terjebak pada langkah memperbaiki sistemi, tapi manusianya tidak siap. SMART terus menyiapkan manusia yang disiplin dengan sejumlah perangkat seperti balanced scorecard dan key performance indicator (KPI). Human sistem saja tidak cukup. Perlu diciptakan kultur yang kondusif agar orang nyaman bekerja. Human, system dan culture mesti satu paket dalam knowledge strategy.

“Gambaran gampangnya seperti pohon. Yang kami yakini, bagian akar  jauh lebih penting dalam menentukan hasil. Sedangkan kalau kami bicara top manajemen, biasa fokusnya ke performance. Kami melakukan integrasi aspek human, system dan culture ini. mengenai hal ini, saya sempat sharing di beberapa even knowledge management di lingkungan SMART,” jelas Head of BRAIN Corporate/F1 Coach SMART, Henky S. Chahyadi.

          Bagi SMART, knowledge saja tidak cukup, sehingga perlu diciptakan suatu sistem yang mampu mendorong organisasi terus belajar secara sistematis. Untuk itu SMART mengembangkan tiga strategi di bidang knowledge, yakni BRAIN as a SMART Learning Engine, Focus on Strategic Drivers, dan Internalization of  “Our Shared Values”.

Salah satu keunikan di SMART adalah adanya divisi strategis (strategic division) bernama BRAIN (Business Review Analysis, Improvement, INtelligence) yang sejak mula dirancang sebagai katalis dari perubahan dan pembelajaran di organisasi. Pada perkembangannya, BRAIN telah menjadi sistem pembelajaran yang Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound yang disebut dengan SMART Learning Engine.  

Terang Henky Chahyadi, “Sistem ini diawali dengan proses review yang akan menghasilkan informasi area mana yang masih perlu diperbaiki. Informasi ini kemudian diteruskan ke Business Analysis untuk mengetahui penyebabnya atau root of problem-nya. Oleh karenanya bagian ini sering pula disebut dengan why analysis.”

Tahapan berikutnya, papar Henky, adalah Business Improvement yang akan mengubah issues  menjadi suatu tindakan improvement. Wadah yang telah disediakan di Perseroan, sejak tahun 2006, adalah SMART COIN (COrporate  INtensification) as Olympic System. “Wadah ini mengintegrasikan kegiatan  continuous improvement dan inovasi di Upstream, Downstream, dan di Head Office. Setelah berjalan lebih dari empat tahun, SMART COIN kemudian diintegrasikan dalam Management By Olympic System (MBOS) yang terus dipakai hingga saat ini,” kata Henky lebih lanjut.

Tahapan terakhir dari sistem ini adalah sharing dari knowledge yang diperoleh dari proses improvement. Melalui sharing ini diharapkan keberhasilan dari satu tempat dapat dimultiplikasi ke tempat lain. Sistem ini berjalan dari satu tahapan ke tahapan berikutnya secara dinamis dan akan terus berulang menjadi close loop system.

          Sedikit kembali ke ilustrasi pohon tadi, buah yang ada di pohon tidak terlepas dari nutrisi yang diperoleh akar di bawahnya. Demikian pula keberhasilan perusahaan memperoleh keuntungan finansial tidak terlepas dari adanya pelanggan yang bersedia membeli produknya. Produk yang berkualitas dan sesuai harapan pelanggan hanya bisa diciptakan jika ada sistem yang baik.  Sistem yang baik akan berjalan bila ada orang-orang yang memiliki kemampuan yang memadai dalam bekerja. Orang-orang ini akan dapat bekerja dengan baik dan bersinergi satu dengan yang lainnya jika ada nilai-nilai perusahaan yang telah mengakar.

“Aspek sistem, orang, dan budaya inilah yang perusahaan sebut dengan  strategic business drivers. Ketiga aspek inilah yang menjadi penentu utama dari  keuntungan finansial organisasi atau perusahaan. Sebab itu, perusahaan sangat peduli dengan pengembangan strategic business drivers ini,” tutur Henky Chahyadi.

Kesinambungan suatu perusahaan tidak terlepas dari keberhasilan mewariskan nilai-nilai yang dimiliki oleh para pendirinya. Pun begitu yang dipahami SMART, betapa pentingnya nilai-nilai yang diwariskan sang pendiri Eka Tjipta Widjaja. Nilai-nilai luhur yang meliputi: rajin, jujur, ulet, setia, tekun, dan hemat. “Nilai-nilai yang kemudian diformulasikan dalam corporate value atau dikenal pula dengan Six Core Values. Keenam nilai utama itu adalah integrity, positive attitude, commitment, continuous improvement, innovative dan loyal.

Tantangan utama yang dihadapi dalam pelaksanaannya adalah bagaimana agar nilai-nilai ini bukan sekadar dihafal dan diketahui, namun dapat diinternalisasi ke dalam nilai-nilai para karyawan,” kata Henky Chahyadi.

Dengan bekal kesamaan nilai-nilai tersebut diharapkan segenap manusia perusahaan dapat bekerja dan berkomunikasi dalam “frekuensi” yang sama. Melalui “frekuensi” sama pula dapat terjalin sinergi yang solid dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk mempercepat internalisasi nilai-nilai tersebut, SMART telah melakukan sejumlah pelatihan dan menyediakan media. Di antaranya: program Training Value is Power yang ditujukan kepada semua karyawan baru; Buku panduan yang berisi expected behaviour dari Our Shared Values; Wallpaper komputer yang secara otomatis akan berisi tema dari Our Shared Values; dan mengemas corporate values dalam sebuah lagu yang diputar sebagai reminder di public space di lingkungan perusahaan saat break time.

          SMART menyadari benar bahwa tidak semua pengetahuan yang dimiliki ataupun didapatkan oleh karyawan akan memberikan dampak positif terhadap organisasi. Diperlukan  leadership yang baik untuk memungkinkan pengetahuan ini dapat ditindak-lanjuti sampai tindakan di tingkat operasional. Dibutuhkan upaya untuk memaksimalkan modal intelektual karyawan agar benar-benar optimal memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Inilah yang menjadi basis pengalaman perusahaan dalam mewujudkan KLMN (Knowledge and Leadership Multiplication Network). Di dalam program ini, papar Henky Chahyadi, faktor  human,  system dan culture diintegrasikan secara terpadu sehingga dampak yang terjadi tidak berhenti di level individu. Tapi, lanjutnya, secara serempak terjadi di berbagai lini organisasi, yaitu dengan terbentuknya suatu ‘jaringan’ baru di dalam organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan semangat continuous improvement dan innovation.

Sejak tahun 2002, SMART telah melatih para karyawan agar terbiasa mengambil pelajaran dan insight, issue, case, dan materi knowledge yang baru diperoleh. Dengan cara ini, diharapkan, para karyawan memiliki pemahaman (understanding) yang lebih baik dan mindset yang selaras dengan corporate values.

“Understanding ini baru memberikan dampak positif bagi organisasi setelah ditindak-lanjuti dengan decision and  action. Sama halnya dengan keunikan manusia yang ditentukan oleh DNA biologisnya, maka keberhasilan organisasi dalam hal ini ditentukan oleh DNA (Decision aNd  Action) dari setiap individu yang ada di dalamnya. Kombinasi dari Knowledge, Understanding, Decision dan Action inilah yang menjadi 4 pilar penting dari metodologi KUDA yang identik dengan ke-4 kaki binatang kuda yang kuat untuk berlari cepat sampai ke tujuan,” papar Henky S. Chahyadi

Salah satu pencapaian di tahun 2009 dan 2010 adalah Skill Development Activity (SDA) yang sudah diikuti semua level karyawan baik itu petani di kebun, operator di refinery maupun jajaran top management yang ada di head office dengan program Strategic SDA. SDA juga telah dijalankan di Downstream secara konsisten selama lima tahun. “Kombinasi knowledge dan leadership inilah yang menjadi salah satu faktor pembeda (differentiating factor) SMART dari kebanyakan organisasi-organisasi yang lain,” aku Henky penuh kebanggaan.

          Selain melalui pelatihan tadi, SMART masih memiliki program implementatif knowledge management yang diintegrasikan ke dalam program SMART BLESSINGS  (Backbone of  Learning &  Experience  Sharing  System for  INcoming GenerationS) yang di-endorse oleh Chairman  Franky O. Widjaja pada tanggal 11 Mei 2007.

Program SMART BLESSINGS diilhami oleh konsep learning organization yang komprehensif, yang dirancang secara unik dan sistematis untuk kebutuhan belajar perusahaan melengkapi proses training yang selama ini telah berjalan.  Output yang diharapkan dari program ini adalah terbentuknya KLMN (Knowledge & Leaerdship Multiplication Network).

Beberapa contoh program yang terdapat dalam SMART BLESSINGS, antara lain:

• SMART COIN (COrporate INtensification) as Olympic System.  SMART COIN merupakan wadah implementasi seluruh continuous improvement  dan  innovation  di perusahaan. Program yang  sudah berjalan sejak 2002 ini telah mampu menggerakkan semua level karyawan mulai dari operator sampai dengan top manajemen untuk terus melakukan continuous improvement.

• ICON (Integrated CONference), adalah sebuah wadah knowledge sharing  antar-karyawan di tingkat Region, Perkebunan Sinar Mas, dan  Plantation di seluruh Indonesia. Materi yang di-sharing-kan merupakan hasil continuous improvement yang telah dituangkan dalam bentuk paper. Pelaksanaan ICON di  Plantation sudah dilaksanakan sejak 2002. Sedangkan pelaksanaan ICON di tingkat Downstream sudah dilaksanakan mulai 2006.  Sejak 2007 semua materi yang pernah dipresentasikan dalam ICON (abstrak, makalah, dan presentasi) di-compile di intranet dengan nama ICON Web.

• SMART COMMANDER (COaching of Middle Management AND OfficER) yang diresmikan oleh Chairman pada tanggal 23 Mei 2006 merupakan wadah untuk multiplikasi  knowledge dan leadership untuk project leader dan program officer dari program improvements SMART COIN (COrporate INtensification) as  Olympic System. “Metode yang kami pakai dalam multiplikasi knowledge & leadership ini menggunakan framework of empowerment,” jelas Henky Chahyadi.

• BRAIN Newsletter, menjadi media informasi dan komunikasi internal perusahaan, khususnya untuk konten yang terkait dengan perkembangan pembelajaraan yang ada di organisasi.

Terlihat bahwa knowledge management (KM) memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di SMART, terutama pada kriteria keempat dan keenam dari delapan kriteria Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE). Kriteria keempat adalah mengembangkan knowledge workers dengan memaksimalkan modal intelektual perusahaan. Dan kriteria keenam, mengembangkan knowledge workers dengan menciptakan suatu organisasi pembelajar. Melalui aplikasi KM, SMART bertekad menjadikan seluruh karyawannya, termasuk petani di kebun, operator di refinery dan jajaran top management yang ada di head office, sebagai knowledge workers yang senantiasa peka dan menjaga spirit inovatif.

BERKAT UPAYA MEMAKSIMALKAN modal intelektual dan merawat organisasi pembelajar secara apik, dalam perjalanannya, SMART kini mampu menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang aktif dan inovatif. Bahkan, tanpa banyak gembar-gembor dan meminta anggaran, banyak di antara mereka yang mampu melahirkan inovasi-inovasi yang menjadikan gerak bisnis perusahaan semakin lincah, efektif dan efisien.

          Karyawan SMART tidak sekadar menyetorkan ide atau proposal ke manajemen. Mereka sudah terbiasa memberikan prototipe atau minimal ada hasil awal (early result). “Kami mampu membuat wadah bagaimana melahirkan talent-talent yang baru. Bagaimana meng-coach talent-talent yang baru. Kami di sini selalu membuat prototipe-prototipe, punya ide tidak langsung ngomong ke manajemen. Ada ide, kita coba dulu di sini, ada succes story, baru kami bawa ke manajemen,” jelas Head of BRAIN Corporate/F1 Coach Henky Chayadi.

          Dengan kekayaan SDM yang mumpuni semacam ini, SMART tidak terlalu repot harus menghambur-hamburan anggaran untuk membiayai proyek penelitian atau sejenisnya. Di perusahaan lain boleh jadi orang bisa datang dengan proposal yang baru sebatas ide, belum ada prototipe. Dengan begitu, perusahaan akan mengeluarkan anggaran riset dan desain yang lumayan besar. Kata Henky Chahyadi, “Jangan datang ke top manajemen hanya bawa ide. Kalau bisa, datang ke manajemen dengan early result. Ini satu insight, satu wisdom. Di tempat lain, orang punya ide langsung datang minta budget segini. Kami di sini berbeda. Coba dulu sendiri, kalau sudah bagus, bawa early result-nya ke top manajemen.” 

          Kelebihan inilah yang membuat para panelis MAKE menilai SMART memang memiliki kekuatan dalam menyajikan produk/jasa/solusi berbasis pengetahuan (inovatif), yakni kriteria ketiga dalam MAKE. Berkat hasil-hasil inovasi karyawannya, kinerja SMART pun tampak mengkilap. Terlihat misalkan kinerja keuangan PT SMART Tbk di tahun 2011 mengalami peningkatan signifikan. Perseoan mencatat penjualan bersih sebesar Rp31,7 triliun meningkat 56 persen dibanding tahun 2010, yaitu sebesar Rp20,3 triliun. Tampak pula pada besaran pembagian dividen. Bila di tahun 2011 para pemegang saham memperoleh dividen Rp200 per lembar, maka di tahun 2012 nilai dividen meningkat menjadi Rp1.200 per lembar saham. ***

Visi SMART: 

We aim to be the best.    

Misi SMART:

·         Surpassing the highest standards quality: mencapai kualitas tertinggi.

·         Maintaining the highest level of integrity: menjaga tingkat integritas tertinggi.

·         Achieving the maximum returns of our shareholders: mencapai tingkat pengembalian maksimum bagi pemegang saham.

·         Returns to the society and community: perhatian kepada sosial dan masyarakat.

·         Trend setting, Innovation and Technology: membuat trend, inovasi dan teknologi.