RENCANA SISTEM MONITORING

8.1 Prinsip Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan strategi penanggulangan kemiskinan memerlukan data dan informasi yang akurat, relevan dan lengkap. Kegiatan monitoring diperlukan untuk mencatat perkembangan kondisi kemiskinan, memantau proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus-menerus, mengidentifikasi masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek.

Adapun kegiatan evaluasi dilakukan untuk mengkaji relevansi, efisiensi, efektivitas dan dampak suatu kebijakan penanggulangan kemiskinan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Keberhasilan pelaksanaan monitoring dan evaluasi perlu dilandasi oleh kejujuran, motivasi dan kesungguhan yang kuat dari para pelaku. Selain itu, prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi kebijakan penanggulangan kemiskinan adalah:

(1)    Obyektif dan profesional

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan secara profesional berdasarkan analisis data yang lengkap dan akurat agar menghasilkan penilaian secara obyektif dan masukan yang tepat terhadap pelaksanaan kebijakan penanggulangan kemiskinan.

(2)    Transparan

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan secara terbuka dan dilaporkan secara luas melalui berbagai media yang ada agar masyarakat dapat mengakses dengan mudah tentang informasi dan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi.

(3)    Partisipatif

Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan dengan melibatkan secara aktif dan interaktif para pelaku penanggulangan kemiskinan, termasuk masyarakat miskin itu sendiri.

(4)    Akuntabel

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal.

(5)    Tepat waktu

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus dilakukan sesuai dengan waktu yang dijadwalkan.

(6)    Berkesinambungan

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan secara berkesinambungan agar dapat dimanfaatkan sebagai umpan balik bagi penyempurnaan kebijakan.

(7)    Berbasis indikator kinerja

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria atau indikator kinerja, baik indikator masukan, proses, keluaran, manfaat maupun dampak.

8.2 Prosedur Monitoring dan Evaluasi

Agar dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi, dapat berjalan dengan baik maka prosedur yang harus diikuti dimulai dari pengumpulan data, pelaporan, diseminasi informasi, pemanfaatan dan umpan balik.

8.2.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah mendasar dari upaya pemantauan dan evaluasi penanggulangan kemiskinan. Data dan informasi yang dikumpulkan mencakup berbagai indikator sosial ekonomi yang dapat memberikan pemahaman akurat tentang kondisi masyarakat miskin, dan data/informasi kinerja kebijakan/program penanggulangan kemiskinan yang dapat memberikan gambaran status dan pencapaian upaya pemenuhan hak-hak dasar masyarakat miskin.

  Adapun data dan informasi yang diperlukan dalam rangka monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan diperoleh dari:

(1)  hasil laporan rutin SKPD pelaksana kebijakan dan program;

(2)  hasil pendataan oleh Kantor Badan Pusat Statistik, Kantor Badan Koordinasi Keluarga Berencana dan lembaga pengumpul data lainnya;

(3)  hasil penelitian dan kajian kemiskinan partisipatif yang dilakukan oleh perguruan tinggi, lembaga swadaya masyarakat dan lembaga penelitian;

(4)  hasil pemberitaan media;

(5)  hasil laporan dari masyarakat.

8.2.2 Pelaporan

Pelaporan hasil monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang kondisi kemiskinan dan kinerja kebijakan/program secara obyektif dan sistematik. Pelaporan dilakukan oleh semua pihak yang terlibat sebagai pelaku monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan, baik institusi pemerintah maupun non pemerintah.

Laporan yang dihasilkan oleh berbagai pihak tersebut harus diverifikasi dan dikonsolidasi agar menghasilkan informasi yang akurat dan sistematis. Tim Koordinasi Penanggulangan Kemiskinan Kota Solok (TKPK) memfasilitasi kegiatan verifikasi dan konsolidasi laporan monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan, baik yang dilakukan oleh pemerintah maupun non pemerintah.

Laporan tersebut akan disampaikan kepada Forum Konsultasi Monev KPK (yang merupakan forum lintas-pelaku), sebagai bahan untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan strategi, kebijakan dan program penanggulangan kemiskinan nasional, untuk kemudian diambil rekomendasi kebijakan untuk menyikapinya. Selanjutnya hasil-hasil monev dilaporkan kepada Walikota untuk kemudian dibahas bersama DPRD. Disamping itu laporan hasil-hasil monev disampaikan ke berbagai lembaga terkait, baik lembaga pemerintah, lembaga non pemerintah maupun lembaga donor, serta dipublikasikan kepada masyarakat luas.

Pelaporan hasil monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan dilakukan secara teratur dan berkala serta disusun dalam bentuk laporan lengkap dan laporan populer yang sederhana, menarik, dan mudah dipahami serta mudah diakses oleh publik. Pelaporan hasil-hasil monev disesuaikan dengan proses perencanaan pembangunan nasional, baik Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) maupun Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD).

8.2.3 Diseminasi

Hasil monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan menjadi hak publik yang dapat diakses secara terbuka, cepat dan mudah. Oleh sebab itu, hasil laporan monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan perlu didesiminasikan kepada para pengambil keputusan, media massa dan masyarakat luas melalui berbagai saluran informasi seperti media cetak, media elektronik, dan media komunikasi lain yang mudah diakses oleh publik.

8.2.4 Pemanfaatan dan Tindak Lanjut

Hasil temuan dari kegiatan monitoring dan evaluasi dapat dimanfaatkan untuk berbagai tujuan:

(1)  memberikan umpan balik bagi perbaikan kebijakan dan program penanggulangan kemiskinan

(2)  melakukan pengarusutamaan dan sinkronisasi berbagai kebijakan dan program

(3)  meningkatkan keterbukaan pengelolaan

(4)  pertanggungjawaban publik terhadap pelaksanaan kebijakan dan program.

8.3 Mekanisme dan Evaluasi

Kegiatan evaluasi dimaksudkan untuk memberikan peninjauan secara menyeluruh terhadap pelaksanaan kebijakan dan program penanggulangan kemiskinan dalam pencapaian indikator kondisi kemiskinan, apakah telah kondisi ini telah tercapai menjadi lebih baik atau tidak. Kegiatan evaluasi ini merupakan kegiatan tahap akhir suatu program/kegiatan untuk menilai atau mengevaluasi apakah sebuah program dinilai berhasil atau gagal. Evaluasi dapat dibagi dalam 4 (empat) tingkatan:

1.    Evaluasi Pra Program/Kegiatan

2.    Evaluasi Saat Berjalan

3.    Evaluasi Akhir

4.    Evaluasi Dampak

Rangkaian pelaksanaan keempat tingkatan evaluasi tersebut merupakan kegiatan yang berkelanjutan mulai dari awal pelaksananaan program dan kegiatan sampai pada saat akhir kegiatan. Untuk mengevaluasi pelaksanaan program penanggulangan kemiskinan guna mendorong partisipasi secara menyeluruh terhadap pihak yang terlibat pendekatan yang dapat digunakan adalah pendekatan partisipatif.

1.    WHO – siapa yang melakukan evaluasi

Evaluasi pelaksanaan program penanggulangan kemiskinan bisa dilaksanakan individual bisa juga dengan tim. Tim ini bisa ditunjuk secara khusus, bisa dari anggota masyarakat, bisa juga dari lembaga donor atau tim evaluator tersendiri. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut.

PELAKU	KETERLIBATAN PELAKU
Tim Pengarah	ü Bertanggung jawab secara penuh terhadap evaluasi
Tim Teknis	ü Memberikan masukan dalam tahap penyusunan ü Membantu menyusun kerangka evaluasi ü Membantu dalam memonitor suatu aktivitas ü Diwawancarai untuk memperoleh masukan tentang program/kegiatan ü Berpartisipasi dalam lokakarya dan pertemuan-pertemuan dalam rangka evaluasi ü Diinformasikan tentang kemajuan pelaksanaan program/kegiatan ü Ikut serta merayakan kesuksesan dari upaya mereka
Masyarakat	ü Diwawancarai untuk memperoleh masukannya tentang program/kegiatan ü Diinformasikan tentang kemajuan pelaksanaan program/kegiatan ü Diundang untuk menghadiri acara evaluasi
Masyarakat Komunitas di wilayah yang terkena program	ü Diwawancarai untuk memperoleh pandangannya dan apa dampak dari program/kegiatan bagi mereka
Perguruan Tinggi	ü Membantu dalam menyusun evaluasi ü Membantu dalam melakukan evaluasi ü Melakukan wawancara bila dibutuhkan pihak independen untuk melakukannya
Pihak yang tidak/kurang menyukai adanya program/kegiatan ini	ü Diwawancarai untuk memperoleh pandangannya misalnya dengan menggunakan pihak yang independen ü Diinformasikan tentang hasil pemantauan dan evaluasi
Pemerintah Pusat dan Propinsi	ü Memberikan dukungan untuk dilakukannya pemantauan dan evaluasi ü Memberikan masukan tentang berbagi hal yang perlu dipantau dan dievaluasi
Media Massa	ü Diberikan siaran pers tentang hasil yang telah dicapai oleh program/kegiatan ü Memberikan kesempatan kepada mereka untuk melakukan pelaporan secara berkala ü Mrengundang mereka dalam aktivitas-aktivitas evaluasi
Pemerintah Daerah	ü Membantu dalam menyiapkan evaluasi ü Datang pada acara-acara evaluasi

2.    WHAT – apa yang perlu dievaluasi

Dalam melakukan evaluasi ada beberapa pertanyaan yang perlu dimunculkan untuk mengetahui hal-hal apa saja yang perlu dievaluasi yaitu meliputi tujuan, kerja sama, kinerja, dampak dan kepemimpinan, antara lain:

a.    Apakah tujuan program/kegiatan telah tercapai?

b.    Apakah hasil yang diharapkan telah seimbang dengan sumber daya yang dikeluarkan?

c.    Bagaimana program/kegiatan bisa diperbaiki?

d.    Komponen/hal-hal apa yang perlu diganti/diperbaiki?

e.    Apa yang telah berjalan denga baik dan benar, dan mana yang masih kurang baik/kurang berhasil?

f.     Apa saja dampak langsung dan tidak langsung dari pogram/kegiatan?

3.    WHY – mengapa harus dievaluasi

Pelaksanaan evaluasi pun harus dipersiapkan sedemikian rupa agar tujuan evaluasi dapat tercapai. Adapun alasan mengapa program/kegiatan perlu dievaluasi antara lain adalah:

a.    Untuk memperbaiki dan mengarahkan kembali  fokus dan prosedur pelaksanaan program/kegiatan.

b.    Untuk meningkatkan kapasitas dan pemahaman anggota yang terlibat dalam program/kegiatan.

c.    Untuk menyediakan informasi bagi perencanaan pelaksanaan kegiatan berikutnya.

d.    Untuk menunjukkan manfaat dan upaya yang dilakukan.

e.    Untuk memperoleh alasan dalam pengembangan program/kegiatan secara lebih luas.

f.     Untuk akuntabilitas.

g.    Untuk menyediakan informasi terhadap evaluasi pada tingkat yang lebih tinggi.

4.    WHEN – kapan melakukan evaluasi

Secara ideal, proses evaluasi dilakukan selama pelaksanaan program/kegiatan, baik monitoring secara rutin, secara berkala evaluasi pada tahap menengah dan tahap akhir. Untuk pelaksanaan program/kegiatan penanggulangan kemiskinan ini proses evaluasi dapat dilaksanan secara:

a.    Rutin setiap bulan untuk melihat pencapaian output dari kegiatan

b.    Secara berkala 3 bulan sekali untuk melihat pencapaian hasil tujuan

c.    Evaluasi pada akhir pelaksanaan program/kegiatan

5.    HOW – bagaimana melakukan evaluasi

Beberapa pertanyaan yang muncul dalam melakukan evaluasi antara lain:

-          Informasi apa saja yang diperlukan

-          Darimana mendapatkan informasi

-          Teknik apa yang digunakan untuk mengumpulkan informasi

-          Instrumen apa yang digunakan

-          Bagaimana melakukan analisa terhadap informasi yang diperoleh

-          Bagaimana memanfaatkan hasil evaluasi

8.3.1 Menyusun Evaluasi

Dalam menyusun evaluasi ada empat bagian yang harus dipenuhi, yaitu:

1.    Perumusan tujuan dan lingkup dari evaluasi

Meliputi evaluasi terhadap latar belakang pelaksanan evaluasi, pemanfaatan dari alokasi sumber daya, besaran/lingkup cakupan pelaksanaan evaluasi, siapa yang melakukan evaluasi dan apa tujuan dilaksanakannya evaluasi.

2.    Perjelas tujuan dan sasaran dari program/kegiatan penanggulangan kemiskinan yang dilaksanakan

Hal ini ditujukan untuk memberikan melihat dan menilai apakah program penanggulangan kemiskinan memiliki tujuan dan sasaran yang layak untuk dievaluasi sehingga apabila tujuan dan sasaran program kurang sesuai dengan kondisi lapangan maka dapat diperjelas dan diarahkan kembali.

3.    Identifikasi indikator-indikator terkait dengan program penanggulangan kemiskinan dan partisipasi, pertanyaan-pertanyaan akan yang akan ditanyakan kepada pelaku serta menentukan informasi tambahan apa lagi yang akan digali guna membantu pelaksanaan evaluasi.

4.    Merencanakan suatu aktivitas evaluasi misalnya dengan menyusun suatu sistem untuk monitoring secara berkala serta menganalisa semua informasi yang diperoleh agar semua pertanyaan yang muncul dalam kegiatan evaluasi dapat terjawab.

8.3.2 Pengumpulan Data

Kegiatan pengumpulan data mengenai pelaksanaan program penanggulangan kemiskinan dapat dijadikan salah satu tolok ukur penilaian keberhasilan pelaksanaan program, karena penyediaan data secara baik dan valid menunjukkan bahwa pemantauan dan evaluasi kegiatan telah terlaksana dengan baik. Data dan informasi yang diperlukan dalam rangka monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan dapat bersumber dari:

1)  Hasil laporan rutin kementerian/lembaga pelaksana kebijakan dan program;

2)  Hasil pendataan oleh Kantor Badan Pusat Statistik, Kantor Badan Koordinasi Keluarga Berencana dan lembaga pengumpul data lainnya;

3)  Hasil penelitian dan kajian kemiskinan partisipatif yang dilakukan oleh perguruan tinggi, lembaga swadaya masyarakat dan lembaga penelitian;

4)  Hasil pemberitaan media; dan

5)  Hasil laporan dari kelompok masyarakat.

8.3.3 Menganalisa Data

Kegiatan analisa data merupakan awal dari penulisan kesimpulan dan pelaporan. Untuk itu dalam membuat kesimpulan harus dipertimbangkan bahwa kesimpulan tersebut dapat diterima dan dipahami oleh pihak yang akan menggunakannya.

Pelaporan hasil monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan dilakukan untuk memberikan gambaran kondisi kemiskinan secara nyata dan penilaian terhadap kinerja kebijakan yang telah dilakukan secara objektif. Laporan yang dihasilkan oleh berbagai pihak, baik dari lembaga swadaya masyarakat, media massa, perguruan tinggi atau pun lembaga penelitian harus diolah dan dikonsolidasikan agar komprehensif, dapat saling melengkapi dan tidak ada perbedaan, bahkan lebih lanjut kesemua laporan ini dijadikan bahan untuk penyusunan laporan monev penanggulangan kemiskinan daerah. Laporan ini akan dilengkapi dengan rekomendasi kebijakan untuk merespon kondisi kemiskinan dan kinerja kebijakan penanggulangan kemiskinan selanjutnya yang dapat dilakukan oleh Kepala Daerah untuk direalisasikan oleh instnasi terkait kepada masyarakat.

8.4. Kelembagaan Monev di Tingkat Daerah

Tatanan kelembagaan monev penanggulangan kemiskinan di Kabupaten Padang Pariaman pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan di pusat, dimana TKPK menjadi penanggung jawabnya. TKPK memfasilitasi forum konsultasi monitoring dan evaluasi penanggulangan kemiskinan daerah yang merupakan institusi tertinggi untuk pengkajian dan pengambilan kebijakan atas hasil-hasil monev peanggulangan kemiskinan, baik yang dilakukan secara internal oleh lembaga pemerintah maupun secara independen oleh lembaga non pemerintah di daerah. Forum monev daerah adalah sebuah forum lintas pelaku yang unsur-unsurnya melibatkan lembaga-lembaga non pemerintah. Sedangkan untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional konsolidasi hasil-hasil monev di daerah, TKPK menjalankan fungsi perencanaan, monitoring dan evaluasi pembangunan di daerah, didukung oleh kantor statistik dan lembaga lain.

Kegiatan analisa data merupakan awal dari penulisan kesimpulan dan pelaporan. Untuk itu dalam membuat kesimpulan harus dipertimbangkan bahwa kesimpulan tersebut dapat diterima dan dipahami oleh pihak yang akan menggunakannya.